Activiteit toevoegen

Wil je dat men óók kan inschrijven voor je activiteit, dan heeft de webmaster méér informatie nodig.

Het is belangrijk om te weten dat één persoon slechts één keer kan inschrijven op je activiteit. Leden zien hun inschrijving in hun account onder 'mijn activiteiten' waar ze ook kunnen annuleren. Als de persoon lid is worden de gegevens uit de ledenadministratie gekoppeld. Dit betekend dat je die informatie niet meer hoeft op te vragen bij inschrijving (bijv. het mailadres, de telefoonnummers, de roei- en stuurexamens). Alle overige informatie kun je opvragen middels extra inschrijfvelden (tekstveld, memoveld, meerkeuzeveld, selctieveld). De volgende informatie is nodig:

• Inschrijf startdatum (standaard: vandaag)
• Inschrijven tot en met (meestal enkele dagen voordat de activiteit start)
• Annulering is mogelijk tot datum (standaard: tot aan start activiteit)
• Maximum aantal inschrijvingen (bij overschrijding wordt automatisch een wachtlijst gehanteerd)
• Inschrijving voor niet-leden openzetten? (standaard: alleen leden, niet leden hebben géén inzage in de deelnemerslijst en kunnen niet online annuleren)
• Extra inschrijfvelden (wil je meer info vragen (zoals: wel/niet vegetarisch, bootvoorkeur, ploegleden, eigen vervoer of samen rijden enz.) dan kan dat met extra inschrijfvelden)
  De volgende typen inschrijfvelden zijn beschikbaar:
  • tekst (max 1 regel),
  • memo (meerdere regels),
  • selectie (kies één optie uit meerdere),
  • keuze (kies één of meerdere opties),
  • datum
  • nummer - geheel getal
  • nummer - komma getal

Voorbeelden staan onderaan deze toelichting.

Opmerking 1: de (meeste) roeiactiviteiten (wedstrijd, toer, marathon, coastal, midweek, aangepast, jeugd enz.) worden door (of via) de commissie ingediend.

Opmerking 2: zodra er mensen hebben ingeschreven kan de activiteit niet meer worden verplaatst naar een andere datum. Wel kun je deze activiteit annuleren een een nieuwe activiteit maken. De leden moeten dan opnieuw zelf inschrijven.

Wachtlijst

• Als het maximaal aantal inschrijvingen is bereikt worden alle volgende inschrijvingen automatisch op een wachtlijst geplaatst. Er is géén maximum voor de wachtlijst. Let op: het aantal inschrijvingen wordt geteld (niet het aantal deelnemers!). 
• De inschrijver wordt automatisch per email geïnformeerd als er geen plek meer is en dus op de wachtlijst staat.
• Zodra iemand annuleert komen er weer plaatsen vrij. Deze worden echter niet automatisch toegekend!. Toekenning (of verwijdering) kan alleen handmatig worden uitgevoerd door de webmaster.
• Leden moeten in principe zelf inschrijven en annuleren binnen de door jou opgegeven annuleringsperiode. Geef je niets op, dan kunnen ze tot en met de activiteitdatum annuleren. Het komt echter voor dat ze hun annulering mondeling of direct per mail aan jou doorgeven. In dat geval staan ze nog wel op de deelnemerslijst. Geef deze annulering altijd direct door aan de webmaster zodat deze dat in het systeem kan rechttrekken! Dan komt er weer een plek vrij  voor iemand die graag mee wil maar op de wachtlijst staat.

Deelnemerslijst

• Website
  Het systeem kan op de website een deelnemerslijst (inclusief de deelnemers op de wachtlijst)  tonen voor ingelogde leden. Deze lijst toont alle inschrijvingen gesorteerd op inschrijfmoment. Niet-leden kunnen deze lijst niet zien.
• Excel-lijst
  Daarnaast kan de organisator ná de inschrijfperiode een deelnemerslijst opvragen bij de webmaster. Deze lijst (standaard in excel-formaat, op aanvraag in PDF format) bevat alle inschrijvingen (en diegene die op de wachtlijst staan) én alle ingeschreven vrijwilligers. Per inschrijver: de persoonsgegevens en alle gevraagde extra velden (dus ook velden die niet worden getoond op de website). Op verzoek kan de webmaster ook andere gegevens opsturen van deze mensen (bijvoorbeeeld de behaalde roei- en stuurexamens). Geef dat wel tijdig aan.

Herinnering

• Bij inschrijving én annulering ontvangt de inschrijver automatisch per mail een bevestiging. 
• Zeven en twee dagen vòòr de activiteit wordt automatisch een herinneringen per mail verzonden.
• Als de gehele activiteit wordt geannulleerd ontvangen álle inschrijvers een mail. In de activiteitenlijst wordt aangegeven dat de activiteit is geannuleerd.

Voor sommige activiteiten worden kosten in rekening gebracht. Je kunt dat op verschillende manieren regelen. In de meeste gevallen gaat dit buiten het inschrijfsysteem van e-Captain om. Soms kan het handig zijn om dit systeem wél te gebruiken. In dat geval moet je dat als organisator eerst regelen met de penningmeester omdat de betalingen dan via het Rijnland bankrekeningnummer lopen en ook worden geboekt in de boekhouding wat dus extra werk is voor de penningmeester. 

Standaard optie: zelf regelen

In dit geval worden via het systeem géén kosten in rekening gebracht bij het inschrijven voor een activiteit. Er worden dus geen facturen opgemaakt en er worden geen boekingen gedaan in het boekhoudsysteem. Het systeem gaat dan van € 0,00 kosten voor deze activiteit en toont dat (altijd) bij inschrijving. Helaas is het niet mogelijk om dit scherm niet te tonen (is gevraag bij e-Captain maar dat blijkt toch ingewikkelder dan het lijkt).
Jij geeft, als organisator, in de omschrijving aan hoe eventuele kosten toch moeten worden voldaan. Bij wedstrijden wordt dat vaak aangegeven op basis van het boottype en om het bedrag voor een bepaalde datum over te maken naar de wedstrijdrekening. Ook de toercommissie vraag om het bedrag voor aan van van de toer over te maken op de rekening van de toercommissie.

Ook kan er bijvoorbeeld direct met een QR-code worden betaald bij de ingang. Al deze opties gaan buiten de e-Captain boekhouding om en worden later verrekend en verantwoord bij de penningmeester.

Optie: verrekenen in e-Captain (boekhouding, factuur, online betalen)

Deze optie wordt bij ons zelden gebruikt (vanwege het extra werk voor de penningmeester). Het systeem biedt de mogelijkheid om de kosten direct te verrekenen met het ingelogde lid via de bank (NL07 INGB 0000 7056 66) en de boekhouding van de penningmeester. Dit systeem werkt alleen met de algemene bankrekening van Rijnland en niet met de andere bankrekeningen (wedstrijdrekening, bankrekening tourcommissie, stichting). De kosten worden óf later gefactureerd door de penningmeester óf direct online m.b.v. iDeal betaald bij inschrijving. Bij annulering maakt de penningmeester een credit-factuur op of stort het reeds betaalde bedrag weer terug. Deze bewaking of iedereen betaald heeft ligt bij de penningmeester. 

Belangrijlk: Het is dus wel noodzakelijk dat je vooraf afstemming/toestemming regelt met de penningmeerster. Deze moet namelijk de betalingen bijhouden en bj annuleren zo nodig terugboeken. Hij moet ook aangeven of er achteraf (via een factuur) of vooraf (direct bij inschrijving) betaald moet worden. Hij moet jouw ook het grootboeknummer doorgeven waar de kosten worden geboekt (dit heeft de webmaster nodig).

Het is mogelijk om aparte tarieven te hanteren voor leden en niet-leden en aparte tarieven per optie in een vrij inschrijfveld, bijvoorbeeld:
Barbecue: aantal personen

• • ----------------   - €   0,00
  • 1 persoon   - € 15,00
  • 2 personen - € 30,00
  • 3 personen - € 45,00
  • 4 personen - € 60,00

Ook is er de mogelijkheid om annuleringskosten in rekening te brengen. Je hebt de keuze om hier een vast bedrag voor in rekening te brengen of te kiezen voor verschillende annuleringskosten naar gelang het moment waarop men annuleert. De annuleringskosten kunnen een vast bedrag zijn of worden uitgedrukt in een percentage van de kosten van de activiteit.

Rijnland maakt gebruik van de e-Captain module 'Vrijwilligersplanning'. Hiermee zijn we in staat om roosters aan te maken welke we ook kunnen koppelen aan een activiteit. Indelen kan handmatig of geautomatiseerd (bardienst) waarbij rekening wordt gehouden met de kwalificatie en gemaakte uren van de vrijwiliggers.

Om een activiteit in goede banen te leiden, zijn er handjes nodig. Je hebt bar- of culinaire vrijwilligers nodig, wedstrijdbegeleiders of andere hulp. Ook los van  activiteiten zijn er veel vrijwiliggers nodig, denk aan het tuinonderhoud, het verrichten van examens, botenonderhoud, gebouwonderhoud enz. Voor al deze dingen kunnen we met deze module roosters maken. Je kiest zelf of dit een herhaalrooster is (iedere maand wordt het grasgemaaid, ieder week bardienst enz.). Je kunt dan het rooster automatisch laten indelen (op volgorde van reeds gemaakte uren) of je kunt handmatig leden selecteren. Het is ook mogelijk dat leden zichzelf opgeven. 

De ledenadministratie kan leden indelen in groepen (onbeperkt aantal groepen), gebasseerd op hun functie of kwalifactie (bijv. bardienaren).  De bewaking van deze groep zul je zelf moeten regelen (bewaking bardienst ligt bij de barcoördinator).Zo kun je per activiteit vrijwilligers vragen voor het verrichten van éénn of meerdere diensten. Deze worden dan door het systeem bijgehouden. Hierbij zijn de volgende gegevens van iedere dienst van belang:

• functie  (bijv. barbediening tijdens een ALV)
• datum van de dienst (bijv 26 okt 2028)
• starttijd van de dienst  (bijv. vanaf 19:30u)
• eindtijd van de dienst (bijv. tot 22:30u)
• minimaal aantal personen dat benodigd is voor deze dienst (bijv. min 2)
• maximaal aantal personen dat benodigd is voor deze dienst (bijv. max 3)
• beperking: het lid moet deel uitmaaken van een vooraf bij de ledenadministratie gedefineerde groep (bijv. de groep bardienaren, deze dienst telt dan mee in hun totaal aan baruren). Andere leden kunnen dan niet inschrijven. Je kunt er ook voor kiezen dat alle leden deze dienst mogen verrichten.

Wedstrijd

• Boottype: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • 1x, 2x, 2-, 2+, 4x, 4*, 4-, 4+, 8+, 8*
• Ploegleden: memoveld
  • Bijschrift: Vul hier de namen in van alle ploegleden: stuur: slag: 7: 6: 5: 4: 3: 2: boeg:
• Gewenste boot: tekstveld van 1 regel
• Kosten: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • Keuze uit: j1: €20, j2: €33, j4: €50, 1: €32, 2: €54,4: €86, 8: €102

(bij grote wedstrijden zoals de Head en de Heineken verdubbelen we deze inschrijfvelden zodat één lid voor twee boten kan inschrijven. Dit doen we omdat meerdere inschrijvingen van één lid per activiteit niet mogelijk zijn)

Barbecue:

• Barbecue:selectieveld
  • : Keuze uit: 1 persoon, 2 personen, 3 personen, 4 personen, 5 personen
• Vegetarisch: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • Opties: Nee, Ja
    

Toerroeien

• Accomodatie: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • Keuze uit: Hotel 2p comf. kmr €275, Camping 2p belltent €240, Geen
• Logies delen met: memoveld
• Voorkeur vervoer: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • Keuze uit: zelf rijden, meerijden
• Dieet wensen: memoveld
• Voorkeur boot: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • Keuze uit: Geen voorkeur, Wherry, C3/C4
• Ploegnaam: tekstveld van 1 regel
• Ploegleden: memoveld
• Bijzonderheden: memoveld 

Examen

• Stuurexamen: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • Nee, St2, St4, St8
• Scull-examen: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • Nee, Ba-C, S1, S2, S3
• Boord-examen: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • Nee, B1, B2, B3
    

Instructie

• Skiffinstructie voor niveau: selectieveld, slecht één keuze mogelijk
  • S1, S2, S3