Toelichting e-Captain

Algemeen

Sinds juni 2016 maakt Rijnland gebruik van e-Captain, een online modulair opgezet CRM & CMS platform voor verenigingen.
Als eerste is de ledenadministratie (MS Access) overgezet. De ledenadministratie vormt de basis van e-Captain. Eind 2016 is ook de website vervangen (opnieuw opgezet/ontworpen en gebouwd) in e-Captain. In 2017 hebben we de (extra) module bardiensten in gebruik genomen, hoofdzakelijk om de bardienaren aan hun dienst te herinneren.
De penningmeester heeft in 2019 de facturatie en boekhoudmodule in gebruik genomen welke in 2020 is uitgebreid met online iDeal betaling.
In 2020 zijn twee (geheel van Rijnland gescheiden) boekhoudmodules in gebruik genomen (voor toercommissie en stichting).

Ledenadministratie

De basis van e-Captain is de ledenadministratie. Deze heeft intern koppelingen met alle de overige modulen: website, activiteiten, vrijwilligers, boekhouding, facturatie, nieuwsbrief en mailingen, roosters enz. zijn hiervan uitgezonderd. E-Captain heeft ook een online koppeling met de KNRB voor het doorgeven van de persoonsgegevens van alle leden.
Binnen de ledenadministratie kan de beheerder groepen definiëren. De ledenadministratie kan mensen dan in een bepaalde groep indelen. Denk aan soort lid, soort instroom, medewerker functies (bardienst, bootonderhoud, kamprechter, instructeur enz.), skiffeigenaar, wachtlijsten, commissies, enz. Groepen zijn van belang voor het openstellen van functionaliteit aan een bepaalde groep, het vervullen van functies door een groep, maken van rapportages enz.

Vrijwilligersplanning

In 2017 heeft Rijnland de optionele module ‘bardiensten’ in gebruik genomen. Deze is door e-Captain in maart 2020 vervangen door de module Vrijwilligersplanning. Naast bardiensten kunnen we nu ook voor andere functies en activiteiten, denk aan onderhoud, covidregelaar, schoonmaken, koken, scheidsrechters, EHBO, etc. diensten en/of roosters maken en vrijwilligers inplannen. Het toewijzen van diensten aan personen kan op drie manieren worden uitgevoerd: door de rooster coördinator, door het lid zelf en automatisch door het systeem. Het is mogelijk om bepaalde functie door alle leden te laten uitvoeren of door hiertoe bevoegde mensen. Functies worden éénmalig gedefinieerd door de beheerder.
Per activiteit kan worden aangegeven hoeveel van welke medewerkers er nodig zijn. Deze ‘vacatures’ worden dan zichtbaar op de website. Leden kunnen zich met één klik inschrijven als vrijwilliger voor die activiteit (en worden per functie ook geteld en bijgehouden).

Website

Opzet, structuur, stijl, uitstraling en kwaliteit is de taak van de hoofdredactie. De e-Captain beheerder werkt e.e.a. uit in ontwerp (menu-structuur, rechten-structuur en statische pagina’s). De webmaster beheert de dynamische content (de nieuwsberichten, de roosters en de activiteiten). De website bestaat uit een openbaar deel, met name bedoeld voor de buitenwereld en een besloten deel alleen voor leden. Hieronder enkele uitganspunten van de hoofdredactie

1. Openbaar deel
   De belangrijkste doelgroep van het openbare deel zijn mensen die (nog) géén lid zijn van Rijnland. Dit onderdeel van de website moet duidelijk/eenvoudig/wervend van opzet zijn zonder te veel details en die onderwerpen die alleen voor leden van belang zijn. Dus niet te veel tekst/details, wel voldoende foto’s. Alleen voor de nieuwsberichten en de activiteitlijst/ agenda is hier bewust een uitzondering voor gemaakt. Het geeft de buitenwereld een dynamische inkijk wat er actueel speelt binnen de vereniging.
2. Besloten deel
   Het besloten deel bevat persoonsgegevens van alle leden, de ALV verslagen, vertrouwelijke nieuwsberichten en andere informatie én alle overige informatie die niet echt van belang is voor niet-leden.
3. Eigen websiteaccount
   Ieder lid heeft een eigen account. Deze bevat persoonlijke informatie vanuit de verschillende modules van e-Captain (persoonsgegevens, belangstelling voor vrijwilligersfuncties, toegekende bevoegdheden, facturen, activiteiten waarvoor als deelnemer of vrijwilliger is ingeschreven enz.)
4. Niet-leden
   Niet-leden hebben géén toegang tot het besloten deel van de website en ook geen eigen account. De toegang is direct (en automatisch) gekoppeld aan de ledenadministratie.
5. Nieuwsberichten
   De website bevat een eigen database voor nieuwsberichten. De laatste berichten zijn zichtbaar op de homepagina, de rest is toegankelijk via het nieuwsoverzicht. De webmaster kent aan ieder bericht een categorie toe t.b.v. extra functionaliteit (selectie van berichten, besloten berichten enz.). Ieder lid mag een bericht indienen. Hiervoor is een instructie beschikbaar in de ledenbibliotheek. De hoofdredactie toetst (achteraf) de inhoud van deze berichten. De indiener is en blijft verantwoordelijk voor de publicatie en de auteursrechten.
6. Activiteiten
   De website bevat ook een database voor activiteiten. Deze worden beheerd met een aparte (redelijk complexe) module in e-Captain welke nauw is geïntegreerd met de ledenadministratie, vrijwilligers module en de boekhouding. De activiteiten worden getoond in de activiteitenlijst, de activiteitenkalender en/of de sociëteitsagenda naar gelang de categorie waarin ze zijn ingedeeld. Deelnemers kunnen online inschrijven of annuleren en leden kunnen eventueel de deelnemerslijst raadplegen. Ook hiervoor is een instructie beschikbaar in de ledenbibliotheek.

Mailing

Met e-Captain kan de e-captain beheerder alle leden of vooraf gedefinieerde groepen van leden een mail sturen. Alle e-mailadressen zijn bekend. De mail wordt gestuurd van het domein e-captain.nl namens ons eigen domein rvrijnland.nl. Als afzender kan een @rvrijnland.nl mailadres worden gekozen.

1. Nieuwsbrief
   De nieuwsbrief wordt 2x per maand verzonden door de e-Captain beheerder. De nieuwsbrief bevat alleen bestaande berichten en activiteiten die de afgelopen twee weken zijn gepubliceerd op de website. Deze worden door e-Captain opgehaald en inde mailing template geplaatst. Doel van de nieuwsbrief is om leden naar de website te lokken. Het is niet mogelijk om alleen een bericht in de nieuwsbrief te plaatsen.
2. Incidentele mailing
   De beheerder kan heel eenvoudig alle of vooraf gedefinieerde groepen van leden een mail sturen met als afzender een @rvrijnland.nl mailadres. Neem hiervoor contact op met de beheerder. Dit kan een mail per e-mailadres zijn of meer persoonlijk, op naam en per lid (Beste Piet,)
3. Rijnland e-mailadres
   De beheerder kan een beperkt aantal @rvrijnland.nl e-mailadressen toewijzen aan bestuurs- en commissieleden. Hiervoor zijn twee mogelijkheden: een eenvoudig doorstuur adres zijn of mailaccount. Zie de ledenbibliotheek (uitleg, voor-en nadelen, instellen in eigen mailclient). De mailaccounts zijn uitdrukkelijk niet bedoeld als mailarchief (te duur).

Boekhouding en facturatie

De Rijnland boekhouding van Rijnland wordt beheerd door de penningmeester. De contributie wordt eveneens met e-Captain gefactureerd, waarbij betalingen per iDeal kunnen worden uitgevoerd. Het systeem ondersteund automatische incasso maar dat is bij Rijnland nog niet ingevoerd. De leden van de kascommissie kunnen online inzage krijgen in de boekhouding. Leden kunnen hun facturen raadplegen via hun account op de website.

Bernard Wortelboer,
beheer e-Captain