ROEIVERENIGING RIJNLAND
Sinds juni 2016 maakt Rijnland gebruik van e-Captain, een online modulair opgezet CRM & CMS platform voor verenigingen.
Als eerste is de ledenadministratie (MS Access) overgezet. De ledenadministratie vormt de basis van e-Captain. Eind 2016 is ook de website vervangen (opnieuw opgezet/ontworpen en gebouwd) in e-Captain. In 2017 hebben we de (extra) module bardiensten in gebruik genomen, hoofdzakelijk om de bardienaren aan hun dienst te herinneren.
De penningmeester heeft in 2019 de facturatie en boekhoudmodule in gebruik genomen welke in 2020 is uitgebreid met online iDeal betaling.
In 2020 zijn twee (geheel van Rijnland gescheiden) boekhoudmodules in gebruik genomen (voor toercommissie en stichting).
De basis van e-Captain is de ledenadministratie. Deze heeft intern koppelingen met alle de overige modulen: website, activiteiten, vrijwilligers, boekhouding, facturatie, nieuwsbrief en mailingen, roosters enz. zijn hiervan uitgezonderd. E-Captain heeft ook een online koppeling met de KNRB voor het doorgeven van de persoonsgegevens van alle leden.
Binnen de ledenadministratie kan de beheerder groepen definiëren. De ledenadministratie kan mensen dan in een bepaalde groep indelen. Denk aan soort lid, soort instroom, medewerker functies (bardienst, bootonderhoud, kamprechter, instructeur enz.), skiffeigenaar, wachtlijsten, commissies, enz. Groepen zijn van belang voor het openstellen van functionaliteit aan een bepaalde groep, het vervullen van functies door een groep, maken van rapportages enz.
In 2017 heeft Rijnland de optionele module ‘bardiensten’ in gebruik genomen. Deze is door e-Captain in maart 2020 vervangen door de module Vrijwilligersplanning. Naast bardiensten kunnen we nu ook voor andere functies en activiteiten, denk aan onderhoud, covidregelaar, schoonmaken, koken, scheidsrechters, EHBO, etc. diensten en/of roosters maken en vrijwilligers inplannen. Het toewijzen van diensten aan personen kan op drie manieren worden uitgevoerd: door de rooster coördinator, door het lid zelf en automatisch door het systeem. Het is mogelijk om bepaalde functie door alle leden te laten uitvoeren of door hiertoe bevoegde mensen. Functies worden éénmalig gedefinieerd door de beheerder.
Per activiteit kan worden aangegeven hoeveel van welke medewerkers er nodig zijn. Deze ‘vacatures’ worden dan zichtbaar op de website. Leden kunnen zich met één klik inschrijven als vrijwilliger voor die activiteit (en worden per functie ook geteld en bijgehouden).
Opzet, structuur, stijl, uitstraling en kwaliteit is de taak van de hoofdredactie. De e-Captain beheerder werkt e.e.a. uit in ontwerp (menu-structuur, rechten-structuur en statische pagina’s). De webmaster beheert de dynamische content (de nieuwsberichten, de roosters en de activiteiten). De website bestaat uit een openbaar deel, met name bedoeld voor de buitenwereld en een besloten deel alleen voor leden. Hieronder enkele uitganspunten van de hoofdredactie
Met e-Captain kan de e-captain beheerder alle leden of vooraf gedefinieerde groepen van leden een mail sturen. Alle e-mailadressen zijn bekend. De mail wordt gestuurd van het domein e-captain.nl namens ons eigen domein rvrijnland.nl. Als afzender kan een @rvrijnland.nl mailadres worden gekozen.
De Rijnland boekhouding van Rijnland wordt beheerd door de penningmeester. De contributie wordt eveneens met e-Captain gefactureerd, waarbij betalingen per iDeal kunnen worden uitgevoerd. Het systeem ondersteund automatische incasso maar dat is bij Rijnland nog niet ingevoerd. De leden van de kascommissie kunnen online inzage krijgen in de boekhouding. Leden kunnen hun facturen raadplegen via hun account op de website.
Bernard Wortelboer,
beheer e-Captain
Recreatiegebied Vlietland
Oostvlietweg 63
2266 GN LEIDSCHENDAM
071-5610314
siraterces @rvrijnland.nl
Meld je hier aan voor de tweewekelijkse nieuwsbrief. Afmelden kan via de link in de nieuwsbrief.
© 2022 RV Rijnland