e-Captain bij RV Rijnland

Algemeen

In juni 2016 heeft het bestuur besloten om de IV-ondersteuning uit te voeren met behulp van e-Captain, een online modulair opgezet CRM & CMS platform speciaal ontwikkeld voor verenigingen. Tot die tijd werd de ledenadministratie uitgevoerd met een zelf ontwikkelde Microsoft Access programma. De boekhouding werd, afhankelijk van de penningmeester, uitgevoerd met een eigen boekhoudprogramma of Microsoft Excel. De website was ontworpen en werd beheerd door een commerciële externe partij. Het gemis aan integratie tussen deze verschillende bronsystemen, het kunnen waarborgen van de veiligheid van de persoonsgegevens van onze leden, een veilige centrale opslag van alle gegevens, het zelf kunnen aanpassen van het ontwerp van de website en een betaalbare oplossing waren voor ons de belangrijkste redenen om over te stappen.

Aanpak

We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak om tijdens de invoering voldoende ervaring met het systeem op te bouwen. Hieronder in vogelvlucht de stappen die we hebben ondernomen.

• 2016: overzetten van de oude ledenadministratie vanuit MS Access naar e-Captain. Voor ons was het daarbij van belang om een goede manier te vinden voor de periodieke uitwisseling van roeibevoegdheden naar het MyFleet systeem. Het ontwikkelen/opzetten van de website in e-Captain heeft ons nog de meeste tijd gekost (meer dan 200 uur). We wilden dat direct goed doen, dus geïntegreerd met de ledenadministratie met daarbij een veilig afgeschermd deel voor onze leden. Veel tijd gaat zitten in het vinden van de juiste opmaak voor zowel grote als kleine schermen, het zoeken van de voor ons beste oplossing, het uitproberen van de diverse mogelijkheden en ga zo maar door. Eind 2016 waren we zover en konden zo overstappen naar de nieuwe website.
• 2017: Gedurende dit jaar (en alle komende jaren) hebben we de website steeds meer geoptimaliseerd waarbij we steeds meer mogelijkheden van e-Captain gingen gebruiken. Vrijwel alle mogelijkheden zitten bij e-Captain al in het standaardpakket. Maar omdat onze bardienaren hun dienst nogal vaak vergaten hebben we gedurende dit jaar de toenmalig e extra module 'Bardiensten' in gebruik genomen, alleen maar om zo automatisch tijdig herinneringen per mail te kunnen laten verzenden. De ingebouwde optie om leden ook zelf, via de website, hun dienst in te plannen hebben we toen bewust nog niet gebruikt.
• 2019: Met het aantreden van een nieuwe penningmeester is ook besloten om de boekhouding en facturatie vanaf 1 jan 2017 volledig in e-Captain uit te voeren.
• 2020: Het plan was om vervolgens automatische incasso te gaan opzetten. Maar na de ingebruikname van de extra module 'iDeal betaling' bleek dat dat eigenlijk niet meer nodig was (in de factuur verschijnt een link waarop leden direct kunnen betalen). De ervaring was dat leden daardoor veel sneller gingen betalen!
• 2021: Met de komst van een nieuwe bar coördinator hebben we ook het 'zelf inplannen van bardiensten via de website' ingevoerd. Dit scheelt een hoop administratief werk voor de coordinator en wat meer zelfwerkzaamheid van de leden (bijvoorbeeld online via de website ruilen).
• 2022: Het toevoegen van een stoplicht op onze website (roeiweer). e-Captain biedt deze widget alleen aan in combinatie met de roei-reserveringsmodule (die wij niet nodig hadden). We hebben het toch gedaan, wellicht dat we die in de toekomst nog eens gebruiken.

Ledenadministratie

De basis van e-Captain is de ledenadministratie. Deze heeft intern koppelingen met alle de overige modulen: website, activiteiten, vrijwilligers, boekhouding, facturatie, nieuwsbrief en mailingen, roosters enz. zijn hiervan uitgezonderd. E-Captain heeft ook een online koppeling met de KNRB voor het doorgeven van de persoonsgegevens van alle leden.
Binnen de ledenadministratie kan de beheerder groepen definiëren. De ledenadministratie kan mensen dan in een bepaalde groep indelen. Denk aan soort lid, soort instroom, medewerker functies (bardienst, bootonderhoud, kamprechter, instructeur enz.), skiffeigenaar, wachtlijsten, commissies, enz. Groepen zijn van belang voor het openstellen van functionaliteit aan een bepaalde groep, het vervullen van functies door een groep, maken van rapportages enz.

Vrijwilligersplanning

In 2017 heeft Rijnland de optionele module ‘bardiensten’ in gebruik genomen. Deze is door e-Captain in maart 2020 vervangen door de module Vrijwilligersplanning. Naast bardiensten kunnen we nu ook voor andere functies en activiteiten roosters maken en vrijwilligers inplannen. Vooralsnog hebben we dat eigenlijk alleen gedaan tijdens de covid lock-down periode. 

Website

Voor de website hebben we gekozen voor een hoofdredactie, de e-Captain beheerder, en de webmasters.

• De hoofdredactie is verantwoordelijk voor de algehele opzet, structuur, stijl, uitstraling en kwaliteit. Zo willen we voorkomen dat de website op termijn een 'kerstboom' wordt van de verschillende wensen van de vele commissies.
• De (e-Captain) beheerder ontwerpt en wijzigt direct namens het bestuur de website zelf (menu's, vaste webpagina's, rechten-structuur). Uitgangspunt hierbij: de beheerder is geen bestuurslid (vanwege de vele bestuurswisselingen) en de functie wordt niet met iemand anders gedeeld.
• De webmaster voegt nieuwe nieuwsberichten en activiteiten toe (dynamisch contentbeheer).

We hebben gekozen voor een website met een openbaar en besloten deel. Het openbare deel is voornamelijk bedoeld voor de buitenwereld. Het besloten deel voor de leden. Hieronder staan wat uitganspunten van onze hoofdredactie:

1. Openbaar deel
   De belangrijkste doelgroep van het openbare deel zijn mensen die (nog) géén lid zijn van Rijnland. Dit onderdeel van de website moet duidelijk/eenvoudig/wervend van opzet zijn zonder te veel details en die onderwerpen die alleen voor leden van belang zijn. Dus niet te veel tekst/details, wel voldoende foto’s. Alleen voor de nieuwsberichten en de activiteitlijst/ agenda is hier bewust een uitzondering voor gemaakt. Het geeft de buitenwereld een dynamische inkijk wat er actueel speelt binnen de vereniging.
2. Besloten deel
   Het besloten deel bevat persoonsgegevens van alle leden, de ALV verslagen, vertrouwelijke nieuwsberichten en andere informatie én alle overige informatie die niet echt relevant zijn voor niet-leden.
3. Eigen websiteaccount
   Ieder lid heeft een eigen ledenaccount. Deze bevat persoonlijke informatie vanuit de verschillende modules van e-Captain (persoonsgegevens, belangstelling voor vrijwilligersfuncties, toegekende bevoegdheden, facturen, activiteiten waarvoor als deelnemer of vrijwilliger is ingeschreven enz.). Het lid moet zijn persoonsgegevens hier zelf kunnen aanpassen.
4. Niet-leden
   Niet-leden hebben géén toegang tot het besloten deel van de website en ook geen eigen account. De toegang is direct (en automatisch) gekoppeld aan de ledenadministratie. Zodra iemand geen lid meer is wordt automatisch de toegang gesloten.
5. Nieuwsberichten
   De website bevat een eigen database voor nieuwsberichten. De laatste berichten zijn zichtbaar op de homepagina, de rest is toegankelijk via het nieuwsoverzicht. De webmaster kent aan ieder bericht een categorie toe t.b.v. extra websitefunctionaliteit (selectie van berichten, besloten berichten enz.). Ieder lid mag daarbij een bericht indienen. Hiervoor hebben we een instructie opgesteld in de onlinebibliotheek. De hoofdredactie toetst (meestal achteraf) de inhoud van deze berichten. De indiener is en blijft verantwoordelijk voor de publicatie en de auteursrechten van meegeleverde foto', video's, plaatjes enz..
6. Activiteiten
   De website bevat ook een database voor activiteiten. Deze worden beheerd met een aparte (complexe) module in e-Captain welke nauw is geïntegreerd met de ledenadministratie, vrijwilligers module en de boekhouding. De activiteiten worden getoond in de activiteitenlijst, de activiteitenkalender en/of de sociëteitsagenda naar gelang de categorie waarin ze zijn ingedeeld. Deelnemers kunnen online inschrijven of annuleren en leden kunnen eventueel de deelnemerslijst raadplegen. Ook hiervoor is een instructie beschikbaar in de ledenbibliotheek. Activiteiten worden aangeleverd via de daarvoor ingestelde commissies.

Mailing

Met e-Captain kan de beheerder alle leden of vooraf ingestelde groepen van leden een mail sturen. Alle e-mailadressen van de leden zijn immers al bekend in het systeem.

1. Nieuwsbrief
   De nieuwsbrief wordt 2x per maand verzonden. De nieuwsbrief bevat alleen bestaande berichten en activiteiten die de afgelopen twee weken zijn gepubliceerd op de website. Deze worden automatisch uit het systeem opgehaald en in de mailing gezet. Doel van de nieuwsbrief is om leden naar de website te trekken. 
2. Incidentele mailing
   De beheerder kan heel eenvoudig alle of vooraf gedefinieerde groepen van leden een mail sturen met als afzender een @rvrijnland.nl mailadres. Neem hiervoor contact op met de beheerder. Dit kan een mail per e-mailadres zijn of meer persoonlijk, op naam en per lid (Beste Piet,)
3. Rijnland e-mailadres
   De beheerder kan een beperkt aantal @rvrijnland.nl e-mailadressen toewijzen aan bestuurs- en commissieleden. Hiervoor zijn twee mogelijkheden: een eenvoudig doorstuur adres zijn of mailaccount. Zie de ledenbibliotheek (uitleg, voor-en nadelen, instellen in eigen mailclient). De mailaccounts zijn uitdrukkelijk niet bedoeld als mailarchief (te duur).

Boekhouding en facturatie

De Rijnland boekhouding van Rijnland wordt beheerd door de penningmeester. De contributie wordt eveneens met e-Captain gefactureerd, waarbij betalingen per iDeal kunnen worden uitgevoerd. Het systeem ondersteund automatische incasso maar dat is bij Rijnland nog niet ingevoerd. De leden van de kascommissie kunnen online inzage krijgen in de boekhouding. Leden kunnen hun facturen raadplegen via hun account op de website.

Bernard Wortelboer,
beheer e-Captain